Nota 5 ottobre 2012, Prot. 4546

Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca
Dipartimento per la programmazione e la gestione delle risorse umane, finanziarie e strumentali Direzione generale per gli studi, la statistica e i sistemi informativi

Ai Dirigenti/Coordinatori delle Istituzioni scolastiche statali e paritarie
e p.c. Ai Direttori Generali degli Uffici Scolastici Regionali
Ai Dirigenti degli Uffici Scolastici Territoriali
Al Sovrintendente Scolastico per la Regione Valle d’Aosta
Al Sovrintendente Scolastico per la Provincia di Trento
Al Sovrintendente Scolastico per la scuola in lingua italiana di Bolzano
All’Intendente Scolastico per la scuola in lingua tedesca di Bolzano
All’Intendente Scolastico per la scuola delle località ladine di Bolzano
Loro Sedi

Oggetto: Anagrafe Nazionale Studenti – aggiornamento frequenze 2012/2013

L’Anagrafe Nazionale degli Studenti comprende, ad oggi, tutti gli alunni frequentanti nell’anno scolastico 2011/2012 con le valutazioni dei relativi esiti finali.

Con l’inizio del nuovo anno scolastico risulta indispensabile procedere all’aggiornamento dei dati dell’Anagrafe con gli alunni frequentanti attualmente.

Pertanto a partire dall’8 ottobre p.v. sono disponibili sul SIDI le relative funzioni di aggiornamento riguardanti tutte le scuole primarie e secondarie di primo e secondo grado, statali e non statali.

Come per lo scorso anno la comunicazione dei dati può avvenire secondo due diverse modalità:

  • trasmissione al SIDI di un flusso predisposto dall’applicativo locale con i dati in esso contenuti (a partire dall’8 ottobre);
  • direttamente sul portale SIDI attraverso la funzione di “shift“ che consente di “spostare” gli alunni già presenti in Anagrafe nell’A.S. 2011/12 all’a.s. 2012/13 (funzione disponibile a partire dal 18 ottobre).

Si ricorda che le due modalità sono alternative tra loro e che, una volta optato, la scelta non è più revocabile.

L’Anagrafe rappresenta, anche alla luce delle diverse ed accresciute finalità individuate dal decreto legge n. 5/2012 convertito dalla legge n.35/2012, la base di dati più importante per la gestione e la programmazione delle attività connesse al funzionamento del sistema scolastico nazionale.

Particolare attenzione va poi rivolta ad un corretto e continuo aggiornamento dei dati degli alunni frequentanti, in quanto l’Anagrafe costituisce la base informativa per l’avvio della nuova procedura informatica delle iscrizioni on-line che, da quest’anno, rappresenta l’unica modalità di iscrizione prevista dalla legge.

A tal fine, si segnala l’esigenza di verificare la correttezza delle informazioni trasmesse e di prestare particolare attenzione:

– al corretto inserimento del codice fiscale;

– al numero degli alunni presenti in ogni classe;

– alla corretta indicazione del tempo scuola e degli indirizzi di studio.

Si rammenta che, in merito alla corretta comunicazione delle classi, nel mese di luglio è stata inviata alle scuole una e-mail (prot. n. 3593 del 23.07.2012) con cui sono state fornite indicazioni per identificare le classi in modo univoco (anno di corso + sezione) nell’ambito di una stessa sede, per evitare che classi dello stesso anno di corso, ma di diverso indirizzo, fossero denominate nello stesso modo.

Analoga attenzione va posta anche alla individuazione dei diversi anni di corso presenti all’interno di ogni singola pluriclasse.

Con riferimento alla scuola secondaria di secondo grado, sono stati inseriti in Anagrafe, a partire dal corrente anno scolastico, gli indirizzi di qualifica professionale per identificare le classi dei percorsi IeFP (Istruzione e Formazione Professionale) dell’offerta sussidiaria integrativa e complementare negli istituti professionali (1° o 2° anno di corso) e dei percorsi sperimentali integrati (triennali o quadriennali) in corso di validità per le classi terze e quarte.

Le scuole che effettuano l’aggiornamento tramite invio del flusso dal pacchetto locale al SIDI devono, preliminarmente, scaricare ed installare gli aggiornamenti rilasciati dal fornitore locale e modificare e/o integrare le informazioni presenti in tale base dati, seguendo le indicazioni del fornitore stesso. Una volta predisposta la base dati locale si può procedere con l’invio e, come di consueto, l’esito dell’elaborazione andrà accertato visualizzando il relativo Log di dettaglio per correggere gli eventuali errori.

Le scuole che utilizzano la modalità di “shift”, già a partire dall’8 ottobre, possono avviare le attività propedeutiche all’utilizzo della funzione. In particolare è possibile definire le sedi, le classi e gli indirizzi di studio (questi ultimi nel caso delle scuole di primo e secondo grado) funzionanti per l’a.s. 2012/13.

Analogamente alla procedura utilizzata lo scorso anno, a partire dal 18 ottobre è possibile effettuare lo spostamento nelle nuove classi sia degli alunni frequentanti nell’a.s. 2011/12 sia dei nuovi iscritti.

E’, pertanto, necessario che siano portate a termine le attività di chiusura dell’anno scolastico precedente (comunicazione degli esiti finali) affinché l’applicazione possa collocare correttamente gli alunni nella classe successiva. A tale scopo è disponibile un’apposita funzione (“Esiti finali mancanti”) che elenca gli alunni frequentanti per i quali non sia stato registrato l’esito finale dell’a.s. precedente.

Inoltre, per le scuole che sono state dimensionate, viene messa a disposizione una nuova funzionalità che permette di recuperare le classi che nell’anno scolastico precedente appartenevano ad un altro codice scuola.

Indicazioni di maggior dettaglio circa le modalità di comunicazione dei dati sono contenute nella “Guida operativa” disponibile sul SIDI nell’Area procedimenti amministrativi.

Al termine della trasmissione dei dati, indipendentemente dalla modalità adottata, la scuola deve comunicare al SIDI, con apposita funzione (“Chiusura attività”), la conclusione dell’attività che deve essere completata entro il 5 novembre p.v..

A conclusione delle precedenti attività, viene resa disponibile la funzione “Gestione Dati Alunno”, attraverso la quale è possibile effettuare successive modifiche e/o integrazioni sulle singole posizioni (es. un nuovo inserimento alunno).

Per una efficace funzionalità dell’Anagrafe, in relazione alle articolate funzioni a cui è preposta, è indispensabile che ogni variazione di stato di ogni singolo alunno (trasferimento, abbandono,…) sia tempestivamente inserita nell’Anagrafe stessa in modo da rappresentare la reale situazione esistente.

A tale ultimo specifico riguardo, saranno comunque fornite, a breve, ulteriori indicazioni operative.

In sintesi, la tempistica delle attività si riassume nel seguente schema:

  • Scelta della modalità di trasmissione dati dall’ 8 ottobre 2012
  • Trasmissione dei flussi da applicativo locale
    Attività propedeutiche allo Shift (definizione delle sedi, classi, indirizzi) dall’ 8 ottobre 2012
  • Utilizzo della funzione di Shift dal 18 ottobre 2012
  • Consolidamento dal 5 novembre 2012

Per eventuali chiarimenti può essere contattato il Servizio di Statistica e, in caso di problemi tecnici dell’applicazione SIDI, è disponibile il numero verde curato dal gestore del sistema informativo 800.903.080. Nel caso di richieste di supporto tecnico per l’applicativo SISSI le segreterie dovranno utilizzare l’applicazione SIDI “Assistenza online”.

 

IL DIRETTORE GENERALE

Emanuele Fidora