da Il Sole 24 Ore

di ania Melchionna e Francesca Taclò*

Con la pandemia in atto, lavorare da casa non è più un privilegio, ma è divenuta una necessità. Ma eravamo preparati a questa rivoluzione?

Mentre aziende, centri commerciali e negozi, hotel e ristoranti continuano a restare chiusi trasformando le città di tutta Europa in luoghi deserti, dietro le porte dei nostri appartamenti migliaia di studenti, docenti e lavoratori stanno cercando di capire come rimanere operativi in questo mondo parallelo virtuale.

Home o smart working?

Si tratta ancora in prevalenza di home working, ossia di lavoro da remoto, perché lo smart working presuppone un “percorso di trasformazione dell’organizzazione e della modalità di vivere il lavoro da parte delle persone”, come dichiara Fiorella Crespi, direttore dell’Osservatorio Smart Working. Per accrescere il lavoro “intelligente” si tratta di rivedere i processi organizzativi, di ripensare i luoghi di lavoro, di privilegiare l’autonomia nell’organizzazione del proprio lavoro condividendo i risultati attesi, di fare spazio alla collaborazione orizzontale per valorizzare l’apporto di tutti nella costruzione delle soluzioni migliori. Insomma, un’operazione complessa come ha spiegato la Guida del Sole24 Ore appena uscita, che vedrà un’espansione enorme del settore. Ma anche molte resistenze, e molti ostacoli.

Già da diversi anni sappiamo che per cogliere le opportunità della trasformazione digitale le aziende e la pubblica amministrazione avrebbero dovuto investire in formazione, potenziando le capacità dei propri dipendenti e dotandoli di nuove competenze. Questo è successo solo in minima parte e l’emergenza del corona virus ha imposto una brusca accelerazione. Un esempio per tutti è quello della scuola che ha dovuto metter in piedi in fretta e furia un modello di home schooling ricorrendo per i suoi docenti ad un rapido aggiornamento online, reso ancora più problematico dalla necessità di mettere subito in atto quanto appreso.

Un laboratorio digitale

Siamo entrati – volenti o nolenti – in un laboratorio digitale, in cui sperimentare nuove formule organizzative più capaci di promuovere una collaborazione orizzontale e una maggiore permeabilità rispetto al mondo esterno. Fino a ieri poco più di 7 progetti su 10 di smart working prevedevano 4 giorni al mese di lavoro da casa, una formula che ben si adeguava alle organizzazioni esistenti. Oggi, la soluzione tutti a casa fa emergere problemi di riorganizzazione dei processi, di ridefinizione dei ruoli e di upgrade delle competenze. Lavorare a distanza richiede autogestione del proprio lavoro, maggiore attenzione ai risultati, maggior coordinamento e cooperazione con i colleghi.

Passato lo shock delle prime settimane, siamo entrati nella fase della consapevolezza, della ricerca di un senso comune e di una strada per governare il cambiamento indotto da questa nuova situazione. In questo scenario la formazione e-learning diventa il luogo privilegiato dove condividere gli obiettivi futuri, definire i risultati individuali e del team, e stabilire quali competenze sviluppare. Sapendo – come questa guida illustra nel dettaglio – che moltissime le possiamo acquisire gratuitamente e direttamente online, subito a portata di click grazie al portafoglio vastissimo dei corsi Mooc dei principali atenei internazionali.

Ascolto e cooperazione

Le esigenze formative che provengono dalla necessità di superare gli ostacoli che ciascun lavoratore sta affrontando in questo momento rappresentano una motivazione straordinaria a cui collegare qualsiasi progetto di elearning. Insegnare l’utilizzo di software e piattaforme utili allo smart working deve coniugarsi con la formazione sull’ascolto attivo, il problem solving, la comunicazione e la collaborazione. È proprio il tema della cooperazione su cui si registra un più ampio gap formativo, da tempo già segnalato, e il cui impatto in modalità online sulla performance dell’organizzazione rischiano di essere molto rilevanti.

Digital team working

Per comprendere cosa serve a facilitare lo spirito di gruppo online, molti spunti utili vengono dal mondo delle startup e delle aziende nate digitali che già da tempo hanno sperimentato il digital team working come modalità prioritaria di lavoro. L’esperienza insegna che prima di tutto è importante lavorare su una capacità di comunicare bene virtualmente (Virtual Communication). Non basta, quindi, la conoscenza dei tool, ma serve sviluppare la consapevolezza del ruolo del linguaggio nella costruzione della relazione. A distanza la comunicazione, privata del linguaggio fisico che aiuta a comprendere la reazione dell’altro e a riorientare il messaggio, richiede una maggiore attenzione verso l’uso delle parole e molta fiducia in chi non ci sta di fronte.

Condivisione parola d’ordine

La collaborazione online, secondo il frame work fornito dal modello “Web Literacy & 21st Century Skills ” sviluppato da Mozilla, riguarda la capacità di:

adottare uno strumento digitale per collaborare con gli altri adeguato all’organizzazione e al team

partecipare alla co-creazione di risorse digitali e contenuti insieme ai propri colleghi

comunicare in maniera continua per essere sempre informati sul lavoro svolto dagli altri membri del gruppo

lavorare verso un obiettivo condiviso utilizzando strumenti sincroni (che comunicano in tempo reale) e asincroni (in cui lo scambio informativo non avviene in tempo reale)

condividere aspettative e risultati comuni.

Non si tratta di un percorso facile. Ma l’Italia sta dimostrando in queste settimane di avere risorse straordinarie per rispondere a questo salto culturale del Terzo Millennio.

La scuola, l’università e molte realtà produttive danno segnali confortanti. Il prossimo passo è riuscire a mettere questi sforzi a sistema, facendo crescere in modo diffuso una nuova cultura digitale. Non più governata dalla logica individualista dei social, ma capace di sviluppare al meglio le opportunità di organizzazione rapida e flessibile che la rete ci mette a disposizione. Il virus ci sta cambiando la vita. Dipende solo da noi fare in modo che possa essere migliore di prima.

*Federica Web Learning

Sna - Scuola nazionale amministrazione

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