Un’indagine dell’Osservatorio Kion Scuola Innovazione su 200 Dirigenti Scolastici
Dematerializzazione documentale nelle scuole:
chiare ambizioni, piccoli progressi e antiche difficoltà nei confronti del passaggio organizzativo al “paperless”
Solo il 2% usa un sistema di gestione documentale, vero motore di una compiuta politica di dematerializzazione
Il registro di classe e dei docenti è considerato l’ambito prioritario di intervento (41%)
I principali ostacoli individuati nella mancanza di dotazioni tecnologiche (28%) e nei costi (24%), ma sono ancora presenti “resistenze interne al cambiamento” (22%)
il 66% degli intervistati vede nella dematerializzazione una possibilità per risparmiare “molto” o abbastanza” in materiali di cancelleria
Bologna, 16 gennaio 2014 – Kion, società del CINECA specializzata in Tecnologia per la Didattica, presenta i risultati di un’indagine sulla dematerializzazione nel mondo della Scuola, ossia sul livello di utilizzo di supporti digitali in sostituzione dei tradizionali supporti cartacei per la gestione dei documenti e degli archivi interni.
L’indagine è stata condotta dall’Osservatorio Kion Scuola Innovazione (OKSI), istituito dall’azienda con l’obiettivo di monitorare e analizzare ambiti e implicazioni dell’adozione delle moderne tecnologie nel mondo della Scuola. La realizzazione è stata affidata alla società Glik, che ha interrogato 200 dirigenti scolastici a capo di istituti italiani di ogni ordine e grado.
Ampia la consapevolezza sul tema, con il 98% dei dirigenti che afferma di essere al corrente del processo progressivo di dematerializzazione degli archivi cartacei delle Pubbliche Amministrazioni, sancito dal Codice dell’amministrazione digitale – (Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82).
Il maggior beneficio attribuito alla dematerializzazione è quello del risparmio della carta e dello spazio necessario agli archivi fisici (36%), seguito dalla possibilità di accedere più rapidamente alle informazioni (22%), dall’alleggerimento burocratico delle amministrazioni (13%) e dalla prevenzione del degrado e dello smarrimento dei documenti (12%).
Secondo il 41% degli intervistati l’ambito prioritario della dematerializzazione è quello del registro di classe e dei docenti, probabile riflesso dell’urgenza dettata dalla Legge n° 135/2012 (“spending review”) che ha imposto l’obbligo di dotarsi di registro elettronico a partire dall’anno scolastico in corso. A seguire i certificati degli studenti (23%), le comunicazioni con le famiglie (22%) e, infine, gli archivi delle verifiche (12%).
Coerentemente, interrogati su quali sia il livello di dematerializzazione del proprio istituto in ciascun ambito (“nullo”, “minimo”, “discreto” o “elevato”), il 58% ha considerato “elevato” quello relativo al registro di classe, il 44% quello delle comunicazioni con le famiglie, il 23% quello dei certificati degli studenti e il 13% quello degli archivi delle verifiche. Il dato sul registro di classe appare in netto miglioramento rispetto ad un’analoga indagine condotta da Kion la scorsa estate (allora il 55% di chi adottava soluzioni di registro elettronico era ancora in una fase di utilizzo parziale o sperimentale).
Dall’indagine emerge la mancanza di un approccio coordinato nell’uso attuale di strumenti digitali, intesi come agenti della dematerializzazione: viene infatti indicato il ricorso al sito web (36%), al protocollo elettronico (35%) e al registro elettronico (24%), ma solo il 2% dichiara di usare una soluzione di gestione documentale, vero fulcro della dematerializzazione intesa come controllo dell’intero ciclo di vita dei documenti associati, non solo di singole fasi, e quindi di semplificazione amministrativa.
Parte della responsabilità di questo mancato coordinamento di mezzi è da attribuire all’assenza di programmi di formazione centralizzati, necessari per rendere davvero efficace il passaggio alla dematerializzazione. E’ quanto sostiene Mario Rusconi, Vice Presidente Nazionale
ANP (A ssociazione Nazionale Presidi) e membro del Comitato Scientifico dell’OKSI: “Il decadere dell’obbligo di formazione, che interessava fino a poco tempo fa non solo il corpo docente, ma anche il personale amministrativo a tutti i livelli, ha lasciato le professioni della scuola orfane di una guida importante. L’onere è oggi a carico delle amministrazioni locali e delle singole associazioni: questo purtroppo fa sì che nel nostro paese convivano, a macchia di leopardo, esempi eccellenti di innovazione ed efficienza e testimonianze di grande arretratezza dove purtroppo mancano i fondi o la volontà di informare”.
In merito a quali siano i principali ostacoli alla dematerializzazione, una significativa percentuale del 28% indica come determinante “la mancanza di dotazioni tecnologiche”, seguita a breve distanza dai “costi elevati” (24%). Tra questi ultimi sono avvertiti come preponderanti i costi per hardware (31%), formazione del personale (23%), software (21%) e consulenza tecnica (21%). A fronte dei costi, comunque, il 66% degli intervistati vede nella dematerializzazione anche una possibilità per risparmiare “molto” o abbastanza” in materiali di cancelleria, con il rimanente 34% che vede questo risparmio “poco” o “nullo”.
Ancora persistenti risultano essere, tuttavia, le “resistenze interne al cambiamento”, valutate ostacolo principale alla dematerializzazione dal 22% degli intervistati.
E’ su questo punto in particolare che si esprime Cesare Contarini, Rettore e Preside dell’Istituto Vescovile Barbarigo di Padova e membro del Comitato Scientifico dell’OKSI: “I cambiamenti incontrano sempre delle resistenze, anche quando portano miglioramento. E’ un fatto connaturato alla natura umana e vale in tutti i contesti. Ritengo quindi che sia incoraggiante il fatto che “solo” il 22% dei dirigenti scolastici si confronti con delle importanti resistenze culturali interne. Più in generale, questi dati sembrano dimostrare che non esistono ostacoli davvero insormontabili e che, nonostante le difficoltà ancora presenti, l’evoluzione verso la dematerializzazione nella scuola è non solo possibile, ma anche vicina”.
L’indagine ha investigato anche sulla percezione in merito al valore legale dei documenti dematerializzati e alla loro sicurezza. Sul primo fronte la convinzione più diffusa (31%) è che non ci sono punti deboli nel valore legale dei documenti; alcuni problemi sono però identificati nella loro “conservazione a lungo termine” (30%) e nell’applicabilità della firma autografa (17%) e della firma digitale (16%).
In tema di sicurezza prevale invece il timore per il “rischio di accessi non autorizzati ai dati e di violazione della privacy” (35%), per episodi di hackeraggio (23%) e di manipolazione dei dati (19%). Nel 20% dei casi, tuttavia, si ritiene che non ci siano problemi di sicurezza legati ai documenti dematerializzati.
“C’è una diffusa consapevolezza sull’importanza della dematerializzazione” – commenta Vittorio Ravaioli, amministratore delegato di Kion. “Al contempo, percezioni relative a costi elevati, dotazioni tecnologiche o problematiche di sicurezza denotano una cognizione approssimativa di come, oggi, l’innovazione tecnologica possa aiutare le scuole con soluzioni e servizi di cloud computing in grado di sollevarle, a costi accessibili e in totale sicurezza, da qualsiasi onere legato alla gestione di infrastrutture”.
Kion, in proposito, propone alle scuole la soluzione “Didanet”, che attiva un processo di dematerializzazione conforme alla normativa e, attraverso un’innovativa piattaforma tecnologica di collaborazione completamente “cloud”, consente a docenti, personale amministrativo e famiglie – nel rispetto dei reciproci ruoli – di cooperare efficacemente con l’obiettivo comune di uno sviluppo armonioso degli studenti. Grazie all’uso di strumenti digitali intuitivi la famiglia, oltre a prendere visione della didattica svolta, può interagire in modalità “social” con tutta la comunità scolastica.
Osservatorio Kion Scuola Innovazione
L’Osservatorio Kion Scuola Innovazione (OKSI) è stato istituito su iniziativa di Kion con l’obiettivo di monitorare e analizzare, attraverso indagini specifiche, ambiti e implicazioni relative all’adozione delle moderne tecnologie nel mondo della Scuola. L’attività dell’OKSI si avvale del contributo di un Comitato Scientifico appositamente costituito e al quale hanno finora aderito Valentina Aprea, Assessore all’Istruzione Formazione e Lavoro della Regione Lombardia, Cesare Contarini, Rettore e Preside dell’Istituto Vescovile Barbarigo (Padova), Stefano Fava, Dirigente presso l’Istituto Pininfarina (Moncalieri), Carmelo Febbe, Direttore Servizi Generali e Amministrativi dell’Istituto Artistico G. De Fabris (Nove), Lamberto Montanari, Presidente Emilia ANP (Associazione Nazionale Presidi), Mario Rusconi, Vice Presidente Nazionale ANP, Elena Ugolini, Preside del Liceo Malpighi (Bologna) e già Sottosegretario all’Istruzione del Governo Monti, e Giovanni Zen, Dirigente presso il Liceo Brocchi (Bassano del Grappa).
Kion
Kion è un’azienda creata nel 2001, posseduta al 100% da CINECA, Consorzio Interuniversitario senza scopo di lucro, formato da 68 Università italiane, dal Ministero dell’Istruzione dell’Università e della Ricerca (MIUR), e dal Consiglio Nazionale delle Ricerche (CNR).
Kion è una software factory nata per la progettazione e la realizzazione di applicazioni e soluzioni a valore aggiunto nel campo dei sistemi informativi per le università, per la scuola e opera in particolare nell’area dell’amministrazione e della didattica e dei servizi per gli studenti e i docenti.
KION occupa più di 160 addetti ed è presente nelle sedi di Bologna, Roma, Milano e Napoli in Italia, oltre che in Turchia e in Albania. Le soluzioni KION sono utilizzate da oltre il 70% delle università italiane, a da circa 1.300.000 studenti.
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