Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca
Dipartimento per l’Istruzione
Direzione Generale per gli Ordinamenti Scolastici e per l’Autonomia Scolastica
Ufficio sesto

Ai Direttori Generali degli Uffici Scolastici Regionali LORO SEDI
p.c. Al Capo del Dipartimento per l’istruzione
Al Capo del Dipartimento per la programmazione e la gestione delle risorse umane, finanziarie e strumentali
Al Direttore Generale per gli Studi e la programmazione e per i sistemi informativi Al Direttore Generale per lo Studente, l’integrazione, la partecipazione e la comunicazione
Al Direttore Generale per l’Istruzione e formazione tecnica superiore e per i rapporti con i sistemi formativi delle Regioni
Al Direttore Generale per il Personale Scolastico
Al Direttore Generale per gli Affari Internazionali
Alla Struttura Tecnica Esami di Stato
S E D E
Al Commissario e al Direttore Generale dell’INVALSI
Villa Falconieri
F R A S C A T I
Al Gabinetto dell’On. Ministro
S E D E

OGGETTO: Adempimenti di carattere organizzativo e operativo relativi all’esame di Stato.  Anno scolastico 2012-2013.

Con l’approssimarsi dei tempi di inizio degli esami di Stato conclusivi dei corsi di studio di istruzione secondaria superiore, si ripropone l’esigenza che le SS.LL. e i Dirigenti scolastici degli Istituti interessati predispongano, con la sperimentata cura e tempestività, tutti gli adempimenti di carattere organizzativo e operativo finalizzati al regolare svolgimento delle operazioni di esame.
In tale ottica e nello spirito della consueta collaborazione, si reputa opportuno richiamare la particolare attenzione delle SS.LL. sulle incombenze più rilevanti e delicate delle quali le SS.LL. medesime e i Dirigenti scolastici degli istituti statali e paritari dovranno farsi carico per la parte di rispettiva competenza.

Tra esse particolare riguardo merita la scrupolosa osservanza delle disposizioni impartite con la nota ministeriale prot. n. 1018 del 2 maggio 2013, relativa alle nuove modalità di invio delle tracce delle prove scritte degli esami di Stato conclusivi dei corsi di studio di istruzione secondaria di II grado (“plico telematico”). Si fa tuttavia presente che non saranno gestite col “plico telematico” le prove cartacee in formato Braille.
Le SS.LL. non mancheranno di raccomandare ai citati Dirigenti scolastici di utilizzare locali pienamente idonei allo svolgimento degli esami, procurando che gli stessi, oltre che praticabili sotto il profilo della sicurezza, dell’agibilità e dell’igiene, si presentino dignitosi e accoglienti e offrano un’immagine della Scuola decorosa e consona alla particolare circostanza.
Nel caso in cui i locali a disposizione dovessero risultare insufficienti o inidonei a causa del numero eccessivo di candidati o per altri fatti e situazioni di carattere straordinario, si dovrà procedere in tempo utile al reperimento di altri ambienti, anche appartenenti ad altre istituzioni scolastiche, che abbiano i requisiti sopra indicati.
Per quel che concerne la sicurezza e l’affidabilità dei locali, i predetti Dirigenti scolastici dovranno assicurarsi che i relativi accessi siano muniti di serrature e chiavi perfettamente funzionanti e che ciascuna Commissione possa disporre di un armadio metallico, adatto allo scopo, entro cui custodire la documentazione relativa ai candidati, gli atti, gli elaborati, i registri e gli stampati.
Nella considerazione che occorrerà riprodurre le tracce delle prove scritte in numero di esemplari perfettamente corrispondente al fabbisogno dei candidati di ciascuna Commissione, i Dirigenti scolastici disporranno che i locali siano attrezzati con fotocopiatrici perfettamente funzionanti e dotate di toner e di carta in quantità sufficiente.
Inoltre, perché le Commissioni possano attendere nella maniera più agevole ai propri compiti (elaborazione di verbali e di atti, esame di testi e documenti, formulazione della terza prova, correzione degli elaborati e conservazione di atti e fascicoli, ecc.), anche utilizzando, ove ritenuto opportuno, le funzioni dell’applicazione “Commissione web”, i Dirigenti scolastici consentiranno che le stesse si servano di computer collegati alla rete Internet e delle relative stampanti, in uso nelle rispettive scuole.
Per parte loro gli uffici di segreteria metteranno a disposizione, per le esigenze operative delle Commissioni, il telefono, il fax, le attrezzature e i mezzi di comunicazione in dotazione e assicureranno un’attività continua e puntuale di assistenza e di supporto alle Commissioni, programmando e garantendo la presenza e la collaborazione di personale amministrativo, tecnico e ausiliario, opportunamente sensibilizzato all’assolvimento degli specifici compiti connessi allo svolgimento delle operazioni di esame.
I Dirigenti scolastici vorranno invitare i rispettivi uffici di segreteria a preparare, con ragionevole anticipo, gli atti, i documenti, gli stampati e il materiale di cancelleria occorrenti alle Commissioni per l’espletamento del loro mandato; a tal fine può rivelarsi utile il riferimento al modello di “verbale di consegna al Presidente della commissione di esame dei registri, degli stampati, delle chiavi dei locali e della documentazione relativa ai candidati interni ed esterni”, facente parte dei modelli di verbali allegati all’Ordinanza Ministeriale n. 13 del 24 aprile 2013 recante Istruzioni e modalità organizzative ed operative per lo svolgimento degli esami di Stato.
I Dirigenti scolastici avranno, altresì, cura di avvertire tempestivamente i candidati che è assolutamente vietato, nei giorni delle prove scritte, utilizzare a scuola telefoni cellulari di qualsiasi tipo (comprese le apparecchiature in grado di inviare fotografie e immagini), nonché dispositivi a luce infrarossa o ultravioletta di ogni genere, e che nei confronti di coloro che fossero sorpresi ad utilizzarli è prevista, secondo le norme vigenti in materia di pubblici esami, la esclusione da tutte le prove.
È inoltre vietato l’uso di apparecchiature elettroniche portatili di tipo “palmare” o personal computer portatili di qualsiasi genere, in grado di collegarsi all’esterno degli edifici scolastici tramite connessioni “wireless”, comunemente diffusi nelle scuole, o alla normale rete telefonica con protocolli UMTS, GPRS o GSM o BLUETOOTH.
I Presidenti ed i commissari, dal canto loro, avranno il compito di vigilare sul rispetto del summenzionato divieto, al fine di evitare il verificarsi di episodi incresciosi che, oltre a turbare il sereno svolgimento delle prove scritte, risulterebbero gravemente penalizzanti per gli stessi candidati.
Analoga cura sarà altresì rivolta alla vigilanza sulle apparecchiature elettronico-telematiche in dotazione alle scuole, al fine di evitare che durante lo svolgimento delle prove scritte se ne faccia un uso improprio.
Tenuto conto della necessità di consentire l’espletamento delle operazioni collegate alla estrazione e stampa delle tracce delle prove, inviate con la modalità del “plico telematico”, in ognuno dei giorni impegnati dalle prove scritte, sarà consentito, fino al completamento della stampa delle tracce relative, rispettivamente, alla prima prova scritta, alla seconda prova scritta e, eventualmente, alla quarta prova scritta, esclusivamente il collegamento con la rete INTERNET dei computer utilizzati: 1) dal dirigente scolastico o di chi ne fa le veci; 2) dal Direttore dei servizi generali ed amministrativi, ove autorizzato dal Dirigente scolastico o da chi ne fa le veci; 3) dal referente o dai referenti di sede. Nel corso delle prove scritte sarà pertanto disattivato il collegamento alla rete Internet di tutti gli altri computer presenti all’interno delle sedi scolastiche interessati dalle prove scritte.
Inoltre, al fine di garantire il corretto svolgimento delle prove scritte, la Struttura Informatica del Ministero vigilerà, in collaborazione con la Polizia delle Comunicazioni, per prevenire l’utilizzo irregolare della rete INTERNET da parte di qualunque soggetto e delle connessioni di telefonia fissa e mobile.
Si richiama altresì l’attenzione sulle disposizioni contenute nella citata nota prot. n. 1018 del 2 maggio 2013 sulle prove per candidati con disabilità visive e per candidati che svolgono l’esame presso sezioni carcerarie e ospedaliere.  Al fine di estendere quanto più possibile la modalità di trasmissione delle prove mediante la modalità del “plico telematico”, eventuali esigenze speciali, ivi comprese le richieste di “plico cartaceo” per candidati con disabilità visive, indirizzate al Ministero dalle istituzioni scolastiche o dalle commissioni, saranno esaminate caso per caso previo eventuale approfondimento tecnico con i richiedenti. Per quanto riguarda i candidati che svolgono l’esame presso sezioni carcerarie e ospedaliere (ovvero presso il proprio domicilio), eventuali richieste di “plico cartaceo” saranno indirizzate, in via eccezionale, dai competenti Uffici scolastici regionali o dalle loro articolazioni territoriali alla Struttura Tecnica Esami di Stato. Le prove in formato Braille e le altre che non sarà comunque possibile inviare con la modalità del “plico telematico” dovranno essere ritirate nei locali dell’Amministrazione Centrale con modalità che saranno successivamente rese note.
Le SS.LL. vorranno, infine, dare alle istituzioni scolastiche interessate tutte le indicazioni e le informazioni atte a garantire i necessari collegamenti con i rispettivi Uffici territoriali, con particolare riferimento alle nuove modalità di invio delle tracce delle prove d’esame che prevedono specifiche forme di intervento dei nuclei tecnici di supporto ai dirigenti scolastici e ai referenti sede, nel caso in cui i presidenti di commissione, coadiuvati dai rispettivi referenti di sede, non fossero in grado di estrarre e stampare le tracce delle prove contenute nel “plico telematico”, secondo le istruzioni impartite con la citata nota prot. n. 1018 del 2 maggio 2013 nella sezione dedicata al ruolo degli Uffici scolastici territoriali.
Tenuto conto dei numerosi e complessi impegni connessi con lo svolgimento dell’esame, le SS.LL., per tutta la durata delle relative operazioni, vorranno garantire la più ampia funzionalità dei citati Uffici territoriali, assicurando, in particolare, che durante detto periodo le SS.LL. medesime e i Dirigenti dei summenzionati Uffici o funzionari appositamente delegati siano presenti nell’Ufficio e comunque reperibili anche nelle ore pomeridiane e serali.
A tal fine si prega di comunicare i rispettivi recapiti ad uno dei seguenti numeri telefonici della Struttura Tecnica Esami di Stato: 06/58492116; 06/58494400 – Fax 06/58492901.
Con l’occasione si segnalano anche i recapiti telefonici ai quali sarà possibile rivolgersi:
– Direzione Generale per gli Ordinamenti Scolastici e per l’Autonomia Scolastica 06/58493240, 06/58492299, 06/58493242, 06/58492523, 06/58493248, Fax 06/58492416, per gli aspetti riguardanti la organizzazione e lo svolgimento degli esami;
– Struttura Tecnica Esami di Stato: 06/58492116, 06/58494400, 06/5803223, Fax 06/58492901, per questioni concernenti l’effettuazione delle prove scritte, sia per la sessione ordinaria che per quella suppletiva.

Le SS.LL. sono infine pregate di vigilare sulla osservanza, da parte dei Dirigenti scolastici interessati, delle disposizioni contenute nella presente nota.
Si ringrazia per la collaborazione.

IL DIRETTORE GENERALE
Carmela Palumbo